La política de compras. Cómo tener mejores proveedores

Hoy en día la definición de la Política de Compras en una compañía moderna depende de la dirección de marketing y más concretamente del departamento de Marketing. Está claro que si no sabemos qué vender, no tendremos el qué comprar, y para saber lo que tenemos que vender tenemos que escuchar al mercado. ¡Escuchar al mercado! Que cosa tan difícil, pero que apasionante.

Hace todavía poco tiempo hubiera sido muy difícil encontrar un organigrama de este tipo ya que las compras dependían en su mayor parte del Dpto. Financiero o directamente de gerencia con un puesto típico: “Jefe de Compras”. Hoy en día, este puesto ha sufrido muchas variaciones. Realmente quien “compra” de verdad es el propio Dpto. de Marketing, compras sólo gestiona los aprovisionamientos.

Entonces, ¿qué debemos hacer para mejorar las políticas de compra en nuestros restaurantes pero sobre todo mejorar la gestión de compras? Lo primero que debemos aprender es a seleccionar a un proveedor pero para hacer esto ¿qué pasos hay que seguir?
   
Criterios de selección de un proveedor:
a) Suministro a tiempo      b) Calidad total        
c) Competitividad
d) Estandarización            e) Seguridad              f) Precio
g) Relaciones bilaterales

El que entendamos las definiciones de compras es la base de nuestro cambio en la política de compras.

¿Qué necesitamos de un proveedor?
a)-Suministro a tiempo: realmente, lo más importante de un proveedor es que el flujo de suministro sea en el tiempo acordado, ya que podemos tener el mejor producto y al mejor precio, pero si nos llega tarde, no nos sirve para nada.

b)- Calidad total: es importante trabajar conjuntamente para avanzar hacia la calidad total y la excelencia en todo lo que hacemos, está claro que un proveedor que no comparta esta filosofía no nos va a servir.

c)- Competitividad:  el proveedor tiene que saber que estamos en un mercado competitivo, por lo que un proveedor que esté fuera de mercado y que no entienda que tiene que ofrecer productos con una ventaja competitiva sobre los demás, no está preparado para el mercado actual, por mucha calidad que tengan sus productos.

d)- Estandarización: la homogeneización y la estandarización son elementos básicos en la valoración de un proveedor. Es evidente que un proveedor que no pueda asegurarnos una regularidad en sus lotes de producción no es válido en las relaciones actuales. Debemos tener la total seguridad que los productos que tenemos estandarizados mediante fichas técnicas y nuestra política de control de calidad siempre va a cumplir los parámetros definidos.

e)-Seguridad: la seguridad, tanto en la entrega como en la capacidad de producción, como en los riesgos microbiológicos que tiene todo producto alimentario es sumamente importante.

f)- Precio: ajustar un precio a un producto es hoy una tarea más fácil que hace un tiempo. Las empresas de Control de CALIDAD nos ayudan considerablemente mediante los análisis físico-químicos o también organolépticos a valorar el nivel de calidad que tiene cualquier producto, nivel de humedad, grasas, etc. Además, cuando se tenga un volumen importante, se puede negociar con el proveedor nuevos tratos.

g)- Relaciones bilaterales: es muy necesario que en la elección de un proveedor se valore claramente las posibilidades de desarrollar proyectos conjuntamente, elaborar productos a medida “exclusivos” y el trabajar siempre en colaboración, hoy en día es imprescindible que exista una total complicidad por las dos partes. Esto requiere de un nivel de comunicación y de empatía muy importante entre comprador y proveedor.

La gestión de compras.
La gestión de las compras la podemos dividir en 7 fases:
a) Previsión              b) Petición de ofertas           c) Elección
d) Negociación         e) Pedido                            f) Seguimiento
g) Recepción

a)-Previsión: la analítica de previsiones se hace imprescindible cuando estamos hablando de grandes volúmenes. Ningún proveedor, por preparado que esté, puede improvisar sobre la marcha. La precisión a medio plazo o anual es muy importante.

b)- Petición de ofertas: cuando el departamento de marketing nos defina la necesidad de comprar un nuevo producto, analizaremos las diferentes posibilidades que nos ofrece el mercado, y pediremos que nos envíen diferentes ofertas para poder analizar la más ventajosa. Es evidente que tendremos que aplicar los siete puntos descritos anteriormente.

c)- Elección: con las diferentes ofertas procederemos a analizar pros y contras, y es muy importante que nos tomemos el tiempo necesario para poder tomar la mejor decisión.

d)- Negociación: al Dpto. de Compras se le entrega un estándar de calidad, ficha de especificaciones y una lista de precios, esto junto el ciclo de compra óptimo, forma de pago, etc. Es lo que tendrá que negociar.

e)- Pedido: la emisión de pedido se tiene que realizar de una manera muy clara, sobre todo el número de pedidos, cantidades, fechas de entrega. Es básico emitir una copia para que el proveedor nos la devuelva firmada y aceptada.

f)- Seguimiento: es importante el seguimiento del proceso de pedido o la gestión de incidencias de todos modos hay que estar siempre preparados para intervenir en cualquier incidencia que se produzca antes de la recepción, retraso de la entrega, rotura de stock, etc.

g)- Recepción: también la recepción normalmente es responsabilidad del Director de Compras si es producto centralizado para una cadena. Si se entrega directamente Punto a Punto es responsabilidad del gerente. En los dos casos hay que recibirlo con una copia del pedido, para proceder a un buen “checking” de control y anotar en el documento de entrega de cualquier incidencia. Este control es básico para un correcto funcionamiento del circuito administrativo.
El Co-markership
Sí existen empresas en las cuales aún no se sabe lo que es trabajar en equipo internamente, a ellas deben agregarse las que no tienen conciencia de lo que significan varias empresas trabajando mancomunadamente en equipo. Los altos niveles de competitividad, sumadas a las altas exigencias de parte de clientes y consumidores, ha llevado a las empresas a sumar esfuerzos e innovación en la búsqueda de nuevas ventajas estratégicas, algo que a tomado mucha mayor fuerza aún en vista de la conformación de nuevos bloques económicos, ciclos de productos en constante reducción, ingentes necesidades en materia de investigación y desarrollo, y un continuo incremento de los costes fijos.
 
Dentro de este nuevo esquema de desarrollo competitivo e interrelación de empresas se ha generado un nuevo y atractivo marco en la relación proveedor-cliente denominado “Co-makership”, término que va mucho más allá de una simple integración en las relaciones operativas para enfocarse fuertemente en todo lo atinente al co-desarrollo, el co-diseño, la co-mejora y la co-gestión. Lo cual lleva a dichas empresas (proveedor-cliente) a una vía de progreso común absolutamente inseparable.
 
Esta nueva forma de trabajo mancomunada se basa en una nueva filosofía de Aprovisionamiento, una filosofía basada en la Gestión de Calidad Total, lo cual implica el desarrollo de un fuerte enfoque en la mejora continua, y la eliminación sistemática de desperdicios.

Estrategia de Co-markeship.
El co-makership reúne claramente la filosofía actual de la gestión de proveedores, muy diferente a las relaciones tradicionales, y se basa en establecer una relación con el  proveedor fundamentada en:

1-Relaciones a largo plazo con pocos proveedores, basada en la filosofía ganar + ganar: Hoy en día es muy importante trabajar con pocos proveedores, lo importante es que las relaciones estén basadas en confianza mutua, difícilmente vamos a conseguirlo si no planteamos relaciones a largo plazo. Si queremos obtener el máximo beneficio de un proveedor, él tiene que saber que vamos a ser fieles.

2- Objetivo común: el proveedor tiene que saber cuáles son los objetivos que nosotros perseguimos con su producto, de esta manera él se siente partícipe de nuestro proyecto, y también se convertirá en “su” objetivo.

3- Intercambio de información: el saber cuáles son los proyectos de cada empresa, nos ayudará mucho en las relaciones bilaterales, es muy importante que haya siempre una buena política de comunicación con los proveedores.

4-Propósito: hay que trabajar conjuntamente para incrementar la rentabilidad de las dos partes, tenemos que optimizar constantemente nuestros costes, pero para ello necesitamos que el proveedor también optimice los suyos.

5-Espíritu de socios: el espíritu de socios es en resumen lo que prima en una buena gestión de proveedores, basada en tres objetivos básicos:

– Crear negocio conjunto.
– Flexibilidad.
– Cumplimiento de los acuerdos.

Connega te desea un feliz año nuevo y felices compras.

Lic. Omar Martínez S.
Estudió gastronomía en la Universidad Iberoamericana. Actualmente es Director General de Connega®, Consultoría de Negocios Gastronómicos, en la cual también imparte cursos sobre la correcta Operación de un Restaurante. Su principal interés es poder convertir a Connega® en una de las consultoras más importantes del país, trabajando codo a codo y día a día con más restauranteros que quieren convertir su sueño en un verdadero negocio exitoso.

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